آیا می دانید "رویکرد فرایند محور" چیست؟

چه فرقی با بقیه رویکردها می کند؟

چطور می تواند به پیشرفت کسب و کار ما کمک کند؟


برای فهمیدن پاسخ این سوالات به ادامه مطلب برید!


در ابتدا باید با فرایند آشنا بشویم. هر فرایند یک ورودی دارد و پس از انجام فعالیت هایی بر روی آن ورودی به خروجی تبدیل می شود. نکته جالب اینجاست که اصولاً فرایندها از روی خروجی تعیین می شوند. یعنی برای طراحی یک فرایند باید بدانید که از این فرایند چه چیزی می خواهید. بعد از مشخص شدن خروجی؛ ورودی ها و فعالیت های مختلف را برای رسیدن به آن ساماندهی می کنند و این یعنی ایجاد یک فرایند.

در نگاه مدیریت کیفیت، یکی از اصل ها، داشتن نگاه فرایند محور است. یعنی شما هر تصمیم و فعالیتی را در قالب یک فرایند ببینید. اگر نگاهِ شما این طور شد؛ آن وقت می توانید با استفاده از تکنیک هایی فرایندها را بهبود دهید.


به عنوان مثال فرض کنید که صاحب یک فروشگاه مواد غذایی هستید و قصد دارید هر هفته روی یک محصول خود به مشتریان تخفیف بدهید و باز فرض کنید که بخاطر تبلیغات و ... میزان تخفیف شما 10% و مستقل از نوع محصول است. یعنی چه ماست بفروشید و چه گوشت و ... شما 10% به مشتریانتان تخفیف می دهید. حال به عنوان یک مسئله شما می خواهید مشخص کنید که چه محصولی را برای هر هفته تعیین کنید که شامل تخفیف 10 درصدی بشود.


انتخاب محصول یعنی خروجی! حال باید فرایندی را طراحی کنید تا خروجی آن نام یک محصول باشد.

ورودی های شما چه چیزهایی هستند؟ در اینجا ورودی های شما می تواند: میزان موجودی هر محصول در انتهای هفته ی گذشته و یا در ابتدای هفته ی فعلی باشد + قیمت آن ها + میزان استقبال از آن ها در چند مدت گذشته + ... .

چه عملیاتی باید روی این ورودی ها انجام شود تا به خروجی برسیم؟ احتمالاً مرتب سازی بر اساس میزان موجودی از بیشتر به کمتر؛ مرتب سازی بر اساس میزان اقبال به محصول از کمتر به بیشتر؛ اشتراک گیری بین این دو لیست.


باید برای هر فرایندی یک مسئول بگذارید که به او صاحب فرایند می گویند و بدین ترتیب می توانید این فرایند را برای هفته های بعدی اصلاح کنید؛ مثلاً در یک هفته از یک محصول بیشتر سفارش دهید تا از تخفیف خرید زیاد از کارخانه استفاده کنید و یا ... .


البته برای خدمات هم می شود فرایند تعریف کرد. مثلاً هدف شما به عنوان یک بانک، نقد کردن چک مشتریان است. برای این هدف (خروجی) می شود یک فرایند طراحی کرد.


با نگاه کلان، برای هر محصول یا خدمتی می شود فرایندی تعریف کرد و در دل هر فرایند هم می توان زیرفرایندها و ایستگاه های کاری و ...

برای مثال بالا، مرتب سازی محصولات بر اساس میزان موجودی نیز می تواند خروجی یک زیرفرایند باشد!


آنچه که اهمیت دارد این است که این نگاه و رویکرد (فرایند محور) در ما شکل بگیرد.



در یکی از سایت ها مطلب خوبی تحت عنوان "مدیریت فرایند محور" پیدا کردیم که یک قسمت آن را در اینجا نقل می کنیم.


مدیریت فرایند محور (PROCESS-BASED MANAGEMENT) عبارتست از شناخت مدیریت فرایندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرایند محور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند. این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع و با تامین رضایت مشتری که کالاها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است به پایان می رسد. درواقع فرایند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرایند محور، روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرایندهای کسب و کار نشان می دهد. در سیستم مدیریت فرایند محور، همواره اشتیاق برای بهبود مستمر در سازمان وجود دارد. در سازمانهای فرایند محور چون کارکنان یک فرایند کامل را انجام می دهند و نه یک جزء کوچک کار را، رضایت مشتری دارند؛ چرا که احساس می کنند کاری را به پایان رسانده اند که در سازمانهایی که زیرساختهای فرایندی لازم را دارند عامل وحدت بخش بوده است.